적격증빙 완전정리 — 세금계산서·계산서·신용카드·현금영수증

"돈을 썼으니 당연히 비용 처리가 되겠지"라고 생각하기 쉽지만, 세법은 사업자 간 거래에서 법이 정한 증빙(적격증빙)을 받도록 요구합니다. 적격증빙을 받아야 부가세 매입세액공제를 받고, 종합소득세·법인세에서도 가산세 없이 경비로 인정받습니다.

적격증빙 4가지

건당 거래금액이 3만 원(부가세 포함)을 초과하면 위 넷 중 하나가 필요합니다. 3만 원 이하는 간이영수증도 가산세 없이 경비로 인정됩니다.

간이영수증만 받았을 때의 불이익

• 증명서류 수취 불성실 가산세 2%: 받지 않은 적격증빙 금액의 2% (소규모사업자·추계신고자 제외, 소득세법 제81조의6 / 법인세법 제75조의5)
• 부가세 매입세액 불공제: 10%를 그대로 부담
• 예: 500만 원짜리 사무용 가구를 간이영수증으로 사면 가산세 10만 원 + 돌려받지 못하는 부가세 약 45만 원
• 기업업무추진비는 더 엄격해서, 3만 원 초과분에 증빙이 없으면 경비 자체가 인정되지 않습니다.

적격증빙 없이도 인정되는 경우

• 건당 3만 원 이하 소액 지출
• 거래처 경조사비 20만 원 이하 — 청첩장·부고장 사본 보관
• 사업자가 아닌 개인과의 거래 — 개인 임대인 월세, 개인에게 산 중고품 등 (계약서·이체 내역 보관)
• 국가·지자체·금융기관과의 거래 — 세금·공과금, 은행 수수료·이자, 우표 등
• 간이과세자 임대인의 월세, 운송료 등 일부 거래 — 계좌이체 후 경비등 송금명세서를 제출하면 가산세 면제

사업용 카드와 사업용 계좌

• 사업용 신용카드 홈택스 등록: 등록 카드의 사용 내역은 국세청 전산으로 조회되므로 종이 영수증 보관 부담이 줄고, 부가세 신고 때 매입 자료를 자동으로 불러올 수 있습니다.
• 사업용 계좌(복식부기의무자): 복식부기의무자가 된 과세기간 개시일부터 6개월 이내에 신고하고, 거래 대금·인건비·임차료 수수에 사용해야 합니다. 미신고·미사용 시 가산세가 있고, 신고하지 않은 과세기간에는 해당 사업장에 대해 창업중소기업 감면 등 주요 세액감면이 배제됩니다.

증빙 관리 체크리스트

• 현금으로 결제할 때는 "지출증빙용 현금영수증, 사업자번호 ○○○" 요청하기
• B2B 거래는 전자세금계산서를 받고 홈택스 매입 내역과 대조하기
• 3만 원 초과 간이영수증이 생기면 같은 달에 거래처에 세금계산서 재발급 요청하기
• 증빙은 법정신고기한부터 5년간 보관 (전자 보관 가능)

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자주 묻는 질문

※ 위 내용은 작성일 기준 일반적인 안내이며, 세법 개정에 따라 내용이 달라질 수 있습니다. 정확한 사항은 개별 상담을 통해 확인하시기 바랍니다.